12 vanliga misstag i offentlig upphandling – och hur du undviker dem

Varför förlorar företag upphandlingar de borde vinna?

De flesta anbud som förkastas eller förlorar gör det inte på grund av dålig kompetens – utan på grund av misstag i processen. Under våra år som anbudsrådgivare har vi sett samma mönster upprepas. Här är de tolv vanligaste misstagen och hur du undviker dem.

1. Missar ett skallkrav

Varför det händer: Förfrågningsunderlaget är långt och kraven finns utspridda i flera dokument. Det är lätt att missa ett krav som står i en bilaga eller i en fotnot.

Konsekvens: Anbudet förkastas direkt. Ingen möjlighet till komplettering.

Så förebygger du det: Gör en kravmatris där varje skallkrav listas med dokumentreferens, ansvarig person och status. Läs mer i vår guide om skallkrav i offentlig upphandling.

2. Lämnar in för sent

Varför det händer: Anbudsarbetet startar för sent, eller tekniska problem med upphandlingssystemet uppstår i sista stund.

Konsekvens: Anbudet avvisas utan undantag. Det spelar ingen roll hur bra det är.

Så förebygger du det: Planera att vara klar minst 48 timmar före deadline. Ladda upp en preliminär version tidigt och uppdatera den sedan. Läs mer om frågor, inlämning och tilldelningsbeslut.

3. Otydliga kvalitetsbeskrivningar

Varför det händer: Leverantören skriver generellt om sin kompetens istället för att svara specifikt på utvärderingskriterierna.

Konsekvens: Låga poäng i kvalitetsutvärderingen trots god faktisk kompetens.

Så förebygger du det: Strukturera varje svar med: vad ni gör, hur ni gör det, vem som ansvarar och vilken effekt det ger. Läs vår guide om kvalitetsbeskrivningar som ger poäng.

4. Glömmer att ställa frågor under anbudstiden

Varför det händer: Rädsla för att framstå som okunnig, eller att man inte upptäcker oklarheter förrän det är för sent.

Konsekvens: Felaktig tolkning av krav som leder till att anbudet inte matchar det upphandlaren efterfrågar.

Så förebygger du det: Läs igenom hela underlaget direkt när det publiceras. Ställ frågor tidigt – alla leverantörer får ta del av svaren, vilket skapar likabehandling. Läs mer i vår guide om frågor, inlämning och tilldelningsbeslut.

5. Fel prissättning

Varför det händer: Bristande förståelse för hur priset utvärderas, eller att man inte räknar på alla kostnader.

Konsekvens: Antingen förlorar ni på pris, eller så vinner ni ett kontrakt som blir olönsamt. Onormalt låga anbud kan dessutom förkastas.

Så förebygger du det: Analysera prismodellen noggrant. Testa olika scenarier. Räkna på faktiska kostnader inklusive overhead. Läs mer om prissättning i offentlig upphandling.

6. Lämnar anbud på fel upphandlingar

Varför det händer: Brist på systematisk bevakning och analys. Man lämnar anbud på allt som dyker upp istället för att välja strategiskt.

Konsekvens: Tid och resurser slösas på upphandlingar där chansen att vinna är minimal.

Så förebygger du det: Använd en bid/no-bid-modell. Utvärdera varje upphandling mot era styrkor, kapacitet och vinstchans innan ni beslutar att lägga tid. Läs vår guide om att hitta och välja rätt upphandlingar.

7. Bristande referenshantering

Varför det händer: Referenser väljs slarvigt, kontaktpersoner är inte informerade, eller referensuppdragen matchar inte det som upphandlas.

Konsekvens: Låga poäng på erfarenhet och kapacitet, eller att kvalificeringskrav inte uppfylls.

Så förebygger du det: Bygg en referensbank med uppdaterade kontaktuppgifter. Välj referenser som speglar den aktuella upphandlingens krav. Läs mer om referenser och underleverantörer.

8. Kopierar gamla anbud rakt av

Varför det händer: Tidsbrist och en känsla av att "det funkade förra gången".

Konsekvens: Svaren matchar inte den aktuella upphandlingens specifika krav och utvärderingskriterier. Upphandlaren märker att svaret är generiskt.

Så förebygger du det: Använd tidigare anbud som utgångspunkt, men anpassa varje svar till den specifika upphandlingens formuleringar och krav. Spegla upphandlarens språk. Läs vår guide om hur man skriver anbud.

9. Saknar intern kvalitetskontroll

Varför det händer: En person skriver anbudet ensam utan att någon annan granskar innan inlämning.

Konsekvens: Stavfel, inkonsekvenser, saknade bilagor eller motstridiga uppgifter i olika delar av anbudet.

Så förebygger du det: Inför en granskningsrutin med minst en oberoende läsare. Använd en checklista som matchar förfrågningsunderlagets struktur. Läs om hela processen i vår guide offentlig upphandling steg för steg.

10. Underskattar ESPD och kvalificeringskraven

Varför det händer: ESPD ses som en formalitet och fylls i slarvigt.

Konsekvens: Felaktiga uppgifter kan leda till uteslutning. Ofullständig ESPD kan innebära att ni inte kvalificerar er.

Så förebygger du det: Behandla ESPD som ett juridiskt dokument. Kontrollera att alla uppgifter stämmer och att ni kan styrka det som anges. Läs mer om krav för att lämna anbud.

11. Ignorerar utvärderingsmodellen

Varför det händer: Leverantören fokuserar på att beskriva sin lösning utan att förstå hur svaret kommer att poängsättas.

Konsekvens: Bra innehåll som inte genererar poäng eftersom det inte matchar utvärderingskriterierna.

Så förebygger du det: Läs utvärderingsmodellen först. Strukturera varje svar så att det direkt adresserar det som ger poäng. Om "metod" väger 40 procent ska metodbeskrivningen vara den mest genomarbetade delen. Läs mer om kvalitetsbeskrivningar som ger maxpoäng.

12. Ger upp efter en förlust

Varför det händer: Besvikelse och känslan av att processen är orättvis.

Konsekvens: Ni missar möjligheten att lära av förlusten och förbättra nästa anbud.

Så förebygger du det: Begär alltid en avslutande genomgång (debriefing) med upphandlaren. Analysera poängen ni fick, jämför med vinnaren och identifiera förbättringsområden. Varje förlorat anbud är en investering i nästa vinst. Läs vår guide om varför företag ska delta i offentlig upphandling.

Exempel: Hur ett skallkrav kostade en leverantör kontraktet

Ett medelstort konsultföretag lämnade ett tekniskt starkt anbud i en IT-upphandling. De hade lägst pris och bäst referenser. Men i förfrågningsunderlaget stod det att leverantören skulle bifoga en "beskrivning av sitt miljöledningssystem, max 2 A4-sidor". Företaget hade ett miljöledningssystem men bifogade sin fullständiga miljöpolicy på 8 sidor istället för den efterfrågade beskrivningen. Anbudet förkastades.

Lärdomen: Läs exakt vad som efterfrågas. Svara på det som frågas, i det format som anges.

Boka en oberoende anbudsgranskning

Vill du vara säker på att ditt nästa anbud inte faller på ett onödigt misstag? Kontakta Affärsbyrån för en oberoende granskning av ditt anbud innan du lämnar in. Vi identifierar risker, kontrollerar skallkraven och ger konkreta förbättringsförslag.

Läs mer om våra anbudstjänster.